Neophodne sitnice svake dobro organizovane kancelarije

Opremanje kancelarije je važan zadatak koji zahteva pažljivo planiranje unapred. Sve što se nalazi u radnom prostoru treba da ima određenu funkciju i da olakšava obavljanje posla. Elementi funkcionalnog radnog prostora bi trebalo da doprinose efikasnosti i produktivnosti i ne odvraćaju pažnju od dnevnih ciljeva. Čak i najlepše dizajnirana i uređena kancelarija potpuno gubi svrhu ukoliko nije opremljena svim neophodnim sitnicama i stvarima koje zaposleni koriste svaki dan. Stručnjaci su saglasni u tome da su dobra organizacija i opremljenost kancelarije gotovo pola obavljenog posla.

Čistoća i urednost

Uredne, čiste i provetrene prostorije predstavljaju preduslov za neometan rad. Pokušajte da kancelariju redovno održavate kako se smeće i nepotrebne stvari ne bi gomilale. Ukoliko kompanija nema spremačicu, možete da razgovarate sa kolegama i dogovorite se ko će biti zadužen za održavanje čistoće. Na ovaj način, možete da se smenjujete svake nedelje tako da niko neće osetiti preterano opterećenje.

Brisanje podova i nameštaja, zalivanje cveća i uklanjanje papirnog smeća ne bi trebalo da oduzimaju previše vremena. Mirišljavi osveživač vazduha je uvek dobra ideja jer mirisi dokazano podstiču kognitivne funkcije. Brzo ćete primetiti osećaj koji se javlja kada radni dan otpočnete u čistom prostoru i elan sa kojim ćete prionuti na radne zadatke. 

Potrošni kancelarijski materijal

U zavisnosti od vrste posla i delatnosti, svaka kancelarija ima materijal koji se najviše troši i koji je u svakodnevnoj upotrebi. Zato se potrošni kancelarijski materijal tretira kao početna tačka za dobro organizovanu kancelariju. Odsustvo bilo kog od ovih elemenata u kancelariji, iako se u početku uglavnom čini beznačajnim, može zaista otežati radni proces i obustaviti izvršavanje određenih poslova.

Kada opremate svoju kancelariju, pokušajte da uvek u rezervi imate neophodne materijale, kao što su različite olovke, uvek potreban papir za kopiranje, tonere, fascikle i sve ono što smatrate važnim. Sami, ili sa kolegama, organizujte prostor tako da uvek imate dovoljno mesta da skladištite ovaj materijal i da vam se uvek nalazi pri ruci.

 

Funkcionalan nameštaj

U poslednjih nekoliko decenija dokazano je koliko nekvalitetan i neudoban nameštaj može da utiče na zdravlje i blagostanje kancelarijskih radnika. Ovaj podatak ne čudi, uzimajući u obzir sate i sate koje provedu sedeći, često i u istom položaju. To može dovesti do pojave hroničnih bolova, mišićnih spazama i različitih zdravstvenih problema.

Ergonomske stolice čuvaju posturu tela i sprečavaju različite deformitete i povrede mišića. Odgovarajuća visina radnih stolova sprečava držanje kičme u nepravilnom položaju i smanjuje opterećenje mišića vrata. Investiranje u funkcionalne i udobne komade nameštaja je istovremeno i investiranje u zdravlje i blagostanje zaposlenih. Činjenica je da zadovoljni radnici imaju veću motivaciju, tako da udoban nameštaj takođe povećava njihovu produktivnost i efikasnost.

Oprema za sastanke

Bez obzira koliko zaposlenih ima vaša kompanija i koliko često sarađujete sa spoljašnjim saradnicima, važno je da imate adekvatnu opremu za sastanke i prezentacije, ukoliko želite da budete dobro organizovani. Finansije diktiraju snabdevenost, tako da u zavisnosti od njih, možete da razmotrite magnetne ploče, projektore i potrebnu elektroniku za prezentacije.

Ako postoji mogućnost posebnog prostora za sastanke, takođe je dobra ideja da se u okviru njega obezbede papir i olovke, kako bi prisutni mogli da beleže važne stavke. Više prostora je uvek bolje, ali ukoliko ste suočeni sa problemima oko kvadrature i nemate prostora za namensku salu, razmislite o alternativnim rešenjima. Hodnik ili foaje takođe mogu da posluže, ukoliko pustite svojoj kreativnosti na volju.

Detalji i dekoracija

Iako je primarna namena kancelarijskih prostora posao i ispunjavanje radnih zadataka, ne treba smetnuti sa uma činjenicu da zaposleni provode trećinu, a neretko i više, svog dana na poslu. Mračne i zagušljive prostorije neće dobro uticati na njihovo mentalno zdravlje ili motivaciju. Prirodno svetlo, zelenilo, makar i veštačko, poneki veseo i svetao detalj, mogu zaista puno da utiču na to kako se osećaju kada uđu u kancelariju. Zidovi svetlih boja, redovno provetravanje i česte pauze mogu da budu podjednako važni za stopu efikasnosti, kao i kvalitetni računari. Personalizovane detalji, poput ramova sa slikama porodice ili kućnog ljubimca, mogu da učine da se zaposleni osećaju opuštenije i udobnije.

Pošto većina nas provodi dosta vremena na poslu, preporučljivo je da sami organizujete svoj radni prostor kako biste mogli da koristite vreme na najbolji mogući način. 



Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена. Неопходна поља су означена *