Svaki poslodavac i osnivač firme mora biti u stanju da se adekvatno nosi sa svim onim što funkcija podrazumeva. Svoja iskustva, potencijale i profesionalno znanje posebno je važno isticati u momentima kada se sklapaju određeni pregovori sa klijentima i kada se procenjuje rad firme.

Tada sve veštine i sposobnosti, a posebno one vezane za komunikaciju moraju biti na zavidnom nivou.  Sitne greške koje će biti pogrešno protumačene u toku prvog upoznavanja sa klijentom mogu stvoriti negativnu etiketu firme i ugroziti potpisivanje važnog poslovnog ugovora ili projekta. Iz tog razloga, veoma je važno da se rukovodioc firme pripremi za susret sa klijentima kako bi ostavio što bolji prvi utisak, a to može učiniti na ove načine: 

Nenametljivost i „zlatna sredina“

Ljudi najčešće ne vole nametljivost u komunikaciji pa je treba obazrivo izbegavati, no, prilikom toga obratiti pažnju da ne izgledate ravnodušno kako biste tokom pregovora održali pažnju klijenta. Zainteresovan i samouveren osnivač firme nema potrebu da se u komunikaciji nameće već će indirektno i lako prelaziti na željenu tematiku. Svoje dobre manire trebate pokazati tokom dijaloga prepuštajući klijentima mogućnost promišljanja.

Prijatnost i nasmejanost 

Ukoliko je osnivač firme neasocijalna ličnost koja je spremna na otvorenost tokom uspostavljanja kontakta i ljubaznost, to će klijentima pružiti osećaj sigurnosti. Živahnost u izgledu, prijatan kontakt očima, iskren osmeh biće ležerne gestikulacije koje će ostaviti dobar utisak.

Rukovanje sa sagovornikom i držanje 

Tokom rukovanja vaš klijenat ne bi trebao da doživi nelagodnosti. Stisak ruke bi trebao biti snažan no ne previše napadan kako ne biste stvorili utisak izrazite dominacije. Potrudite se da održite normalnu društvenu distancu i da u lični prostor klijenta ne budete previše nageti. 

Komunikacijski tempo i gestikulacija

Važno je da obratite pažnju na način kojim razgovarate. Ukoliko sa potencijalnim klijentima razgovarate previše brzo, preglasno ili sa nerazumevanjem gutajući slova znajte da ćete stvoriti negativan prvi utisak. Samouveren osnivač firme uvek će razgovarati ne previše tiho i ne previše glasno, opuštenim tempom vodeći računa o intonaciji. Isticanje određenih reči u pogledu pregovora i komunikacijskih veština može biti uspešan način koji će dovesti do pobeda u poslovanju. Pored toga, prikladna gesrikulacija bez preteranog mahanja rukama, spuštanja ramena, stavljanja ruke u džep i napetosti mišića na licu biće dokaz statusa i smirenosti. 

Uređena recepcija i prijatan kancelarijski nameštaj

Recepcija je važno područje svake firme jer je pokazatelj ozbiljnosti. Klijenti se već na prvi korak susreću sa njom i mogu biti impresionirani dizajnom što će pomoći u stvaranju pozitivne slike o firmi. Lagana nijansa i osvetljena recepcija pomoći će u stvaranju bolje atmosfere. Lepo uređena firma uz interesantan kancelarijski nameštaj pola je puta do uspešnih pregovora. Kancelarijski nameštaj u prostoru za prijem i pregovore trebao bi biti dovoljno prostran – za veći broj ljudi i obuhvatati sofe, udobne fotelje, sto za sastanke i stolove za posluženje, no treba ostaviti dosta raspoloživog prostora za slobodan hod i projektor. Kancelarijski nameštaj koji je izrazite estetike, na primer onaj od kombinacije metala i prirodnog drveta, na svoj originalan način može naglasiti stil firme i pomoći u što boljem ostavljanju prvog utiska na klijente.  

Parfemi i mirisi u prostoru

Istina je da uglađen i čist čovek najpre odaje dobar prvi utisak pri susretu sa sagovornicima, međutim, koristiti oštre parfeme ili neke veštačke mirise u prostoriji za pregovore može biti neprijatno iskustvo, posebno za one koji imaju problem sa alergijama.